Jak je to s BIM díl 3

Ovládnutí Očekávání
Všichni ve vaší společnosti už mají nějaká očekávání s ohledem na přechod k BIMu. Někteří se obávají možné negativní zkušenosti, která bude spojena s vynaložením velkého úsilí k zapracování všech změn, které nový systém přinese. Tým vedoucích pracovníků většinou očekává, že implementace bude snazší, rychlejší a méně nákladná než se pak skutečnosti projeví. A v některých případech (v našich podmínkách je toto snad pravidlem :(… pozn. překladatele) i IT oddělení podcení náročnost BIMu s ohledem na hardwarové a infrastrukturní vybavení firmy.
Když zkombinujete všechna tato očekávání a mylné názory vidíte, že nikdo nebude nadšený z nadcházejících změn. A když nenaplníte alespoň některá očekávání, pak jako CAD manažer budete trpět!

Seznam očekávání
Jak se se všemi těmito očekáváními popasujete? Podívejme se na následující seznam, který vám může pomoci udržet kontrolu:

Nejprve promluvte s managementem
I přesto, že se implementace BIMu dotkne vedení společnosti méně, než vlastních pracovníků, manažeři budou ti, kteří se vás zastanou, zajistí rozpočet a zaštítí vás svojí autoritou. Z tohoto důvodu platí, že nejprve musíte mít na své straně právě management. Toho docílíte tak, že jim vysvětlíte náklady, benefity a složitosti implementace, které jste schopni rozpoznat dopředu. A hlavně buďte k managementu upřímní (ano, implementace je velice choulostivý a v každé firmě jinak probíhající proces a zastírání této skutečnosti managementu v domnění, že se vám snáz podaří jej přesvědčit o zavedení BIMu, je naprosto chybné. Vaše práce strávená naplňováním přehnaných očekávání pak bude nedoceněná a z vaší práce se stane peklo… pozn. překladatele).

Zjistěte, zda uživatelé souhlasí
Ujistěte se, že máte dostatečný počet uživatelů, kteří jsou ochotni přijmout novou technologii, ba co víc, sami v této oblasti vyvíjejí iniciativu. Ukažte jim benefity nových nástrojů a požádejte je o zpětnou vazbu ještě před započetím implementace. Vezměte vámi vybrané členy týmu na školení autorizovaného střediska či partnera nebo nahrajte software na pracovní stanice těchto uživatelů a udělejte školení sami. Díky těmto krokům se uživatelé dostanou k BIMu blíž, budou vnímat proces implementace jako jejich vlastní úkol a nebudou se cítit ohroženi nebo tak, jako by se rozhodovalo „o nich, bez nich“. Pointou je získat uživatele pro myšlenku BIMu a dostat od nich upřímnou zpětnou reakci ještě předtím, než proces implementace nastane.

Buďte připravení na nešťastné campery
(Na úvod jen pozastavení nad slovem camper, které je obtížně přeložitelné, neboť jeho český překlad „kempař“ nebo „táborník“ zcela nevystihuje podstatu slova. V tomto kontextu je camper člověk, který se nechce pohnout z místa a tím zdržuje všechny ostatní čímž vyvolává nepokoje a narušuje průběh jakékoliv společné činnosti. Toto slovo je oblíbené u hráčů počítačových týmových stříleček a společně se slovem Lama jsou nejpoužívanějšími označeními pro neschopné hráče… pozn. překladatele)
Jakmile začnete zjišťovat, zda uživatelé budou akceptovat nový systém, dozajista se setkáte s těmi, kteří budou zásadně proti jakékoliv změně. Zaznamenejte si jejich argumenty a zjistěte, kdo je největším negativistou. Poté budete moci upravit tréninkový program na míru a tak se vyhnout problémům spojených právě s těmito lidmi. Více se o tom zmíním v další kapitole.
Tento vícekrokový proces mi opravdu pomohl získat důvěru uživatelů, IT oddělení a managementu. Jakmile se propracováváte procesem implementace, nuťte všechny zainteresované strany čelit všem aspektům s tímto procesem spojeným, což vám umožní korigovat jejich očekávání. Zkuste to, opravdu to funguje!

Nastavení časové osnovy
I přesto, že si v předchozích krocích povedete na výbornou, můžete management a uživatele zklamat v případě, že je celý proces pomalý a drahý. Proto musíte dopředu stanovit rozumný časový plán a jen na jeho základě jste schopní realisticky odhadnout náklady s tím spojené.
Zde je pár truismů, které vyplývají z mojí praxe:

• Uživatelé obecně předpokládají, že implementace BIMu bude rychlejší než jakýkoliv dřívější přechod z jiného software a to proto, že předpokládají, že BIM software se dá snadněji naučit a že na to budou mít všechen čas světa.
• BIM software je velmi odlišný od klasických 2D nástrojů. Obtížnost jeho naučení většinou bývá na hony vzdálena představám uživatelů, a ti poté stráví s učením mnohem delší čas, než původně předpokládali, což vede k jejich nespokojenosti.
• Management vnímá prodlužování učení BIMu jako něco, co zpomaluje rozběhlé projekty – a je to obecně pravda.
• Jak se prodlužuje doba výuky a natahuje projekt, management začne být poněkud znepokojený. Teprve poté manažeři pochopí, jak choulostivý může proces implementace být.

Jak se s těmito problémy vypořádáte? Tréninkem.

Očekávání od školení
Základem pro získání uživatelů na vaší stranu a stranu BIMu je kvalitní školení. Abyste toho dosáhli, je třeba tuto aktivitu s dostatečným předstihem připravit po stránce obsahové i časové.
Dovolte mi, abych vám s tímto trochu pomohl a nabídl vám pár „co dělat“ a „co nedělat“

• Nechte si na začátek školení dostatek času, aby uživatelé neměli díry v základních vědomostech. CAD manažeři si totiž většinou myslí, že je všechno jednoduché, ale uživatelé toto s nimi nesdílejí.
• Používejte příklady z reálného světa. Pokud vaše firma projektuje letadla, modelujte letadlo a ne židli.
• Učte uživatele pouze to, co pro svoji práci potřebují, nic víc.
• Zahrňte standardy do svého školení. Je lepší uživatele od začátku učit standardním postupům, než je nechat si anarchisticky s programem hrát.
• Školení musí být stručné. Většina uživatelů je schopná se učit lépe, když jsou jim informace podávány stručně a v krátkých časových úsecích. Ne v jedné dlouhé lekci.
• Nepřeskakujte školení! Kdykoliv jsem byl požádán, abych školení přeskočil, jsem byl „obdarován“ vystresovanými a neproduktivními uživateli. Přeskakovat školení je prostě špatné ekonomické rozhodnutí.
• Nikdy netrénujte větší množství lidí. Pokud budete nuceni školit 15 osob, budete zahlceni otázkami a technickými problémy. Je mnohem lepší věnovat se pouze omezenému počtu osob (z vlastní zkušenosti mohu toto potvrdit a doplnit i maximální počet osob pro školení nebo výběr do pilotního týmu a tím je pět, maximálně sedm osob v případě, že jde o základní školení. Větší množství lidí je nezvladatelné neboť nebudete schopni dodržet svůj časový harmonogram… pozn. překladatele).
• Nepodceňujte stress spojený s přechodem na BIM. Měníte způsob, jakým uživatelé CAD aplikací pracují a ti se tak cítí pod tlakem. Akceptujte tento stres a počítejte s ním ve svém plánu. Tím docílíte většího uvolnění vás i školeného personálu.

Žádná z těchto rad není ze škatulky vysoké matematiky, ale věřím, že každá z nich je zásadní částí úspěšné BIM implementace. Mějte tento seznam před sebou a určitě se vám povede ve vaší práci lépe.

Upravujte a dokumentujte svůj postup
Během školení BIM a jeho nasazení do praxe se budete stále učit novým věcem. S tím, jak se zlepší vaše chápání BIMu, zlepšujte a upravujte svůj školící plán pro nové uživatele a stávající o svých poznatcích informujte.
Ujistěte se, že držíte svoje standardy reflektující vaše současné poznání a udržujte všechny na stejné úrovni s vámi. Pokud toto neučiníte, odkážete uživatele, aby si hledali svá řešení sami použitím ne zcela pochopeného a komplexního modelovacího nástroje. Tím se oddělí od původního plánu a tím pádem ztratíte veškeré standardy, na kterých jste před tím pracoval- a najednou si budete připadat jako strojvůdci rozjetého vraku, jehož cesta se neúprosně krátí.

Podtrženo sečteno
Implementace je proces, který byl donedávna v našich končinách vnímán jako nepodstatný a nepotřebný. Tento fakt měl silný základ v předchozích zkušenostech uživatelů, kteří pracovali s technologiemi vyvinutými před 25 lety, a které se, až na grafické vzezření, od té doby neměnily. Standardní 2D a konečně i 3D CAD obsahovaly jednoduché nástroje, které si byl uživatel schopný velmi rychle osvojit a začít s nimi téměř okamžitě pracovat. Přešel tak od rýsovacího prkna k prknu elektronickému, které jistě znamenalo obrovský posun dopředu stejně jako když se z koní přesedlalo na automobily. Dnes jsme ale v období cest do vesmíru a tam se autem bohužel nedopravíme, i když některým z nich už jejich výrobci přidělali křídla a osadili je tryskovým motorem. Raketa to ale nikdy nebude. Přesedlání z jednoho dopravního prostředku na jiný vždy s sebou přinášelo jisté obtíže, protože kdo by na koni hledal plynový pedál a šaltrpáku. Prostě postup byl jiný, ale jeho zvládnutí bylo poměrně snadné. Trénink na ovládnutí rakety je ale složitější a kdo k němu přistoupí stejně, jako když přesedlal z koně do auta, připraví si velmi krátkou a strastiplnou cestu, která zaručeně skončí neúspěšně. Pokud pak začne tvrdit, že raketa je úplně k ničemu, protože v ní skoro nic nejde, vězte, že to nebude raketou, ale jeho neznalostí a lehkomyslným přístupem.
Proto na všechny současné začínající, nebo budoucí uživatele BIM aplikací apeluji, nepodceňujte školení a hlavně nepodceňujte implementaci. Ačkoliv ani jeden z procesů není levný, bohatě se vám vrátí s rychlostí, kterou byste ani nečekali. Využijte bohatých nabídek školení od autorizovaných partnerů, autorizovaných školících středisek nebo odborníků, kteří se problematice implementace věnují na plný úvazek.
Mnoho úspěchů!

Související články: