V následující sérii článků o PDM a jeho úloze v předvýrobních i výrobních etapách práce s informacemi se zaměříme na rozbor jednotlivých funkcí systémů správy dat. V PDM systému se vytváří databáze informací o produktu. Celopodnikové řešení umožňuje všem oddělením v podniku přístup k těmto datům. Začneme tím nejdůležitějším správou dat s uložištěm (trezorem) dat.

Správa dat- trezor:

Firmy mají teď již často dobře a systematicky zaznamenány všechny dokumenty vztažené k jednotlivým projektům, či zakázkám ať už se jedná o obchodní, marketingové, konstrukční, technologické a výrobní informace, ale neuchovávají obsáhlé záznamy vlastností těchto objektů jako jsou „kdy byl použit“, „platnost“, „vztahy k jiným dokumentům“ atp. Následkem toho má management často problém s aktivním přístupem k aktuální informaci, kterou nezbytně potřebuje. Systémy řízení dat jsou schopny řídit tyto informace a dokumentovat data o výrobku, právě tak jako vztahy mezi nimi v systému relační databáze.

Trezor – část serverové aplikace, je bezpečné místo pro ukládání elektronických informací, souborů a meta-dat. Trezor dat, dokumentů(fyzických souborů) se někdy vede pod pojmem informační skladiště, elektronický trezor. Trezor umožňuje správu dokumentů. Dokumenty jsou kontrolovány, jak při vstupu, tak při výstupu z trezoru (check in, check out). Trezory jsou použity jako komunikační centrum pro informace se soubory. Tyto Informace jsou zpřístupněny přes trezor a závisí na přístupových právech, kdo má možnost prohlížet, kopírovat, vytvářet revize, mazat (zde velmi opatrně) nebo pracovat na souborech poskytnuté někým jiným. Na dokumenty se lze dotazovat, lze spouštět aplikace k prohlížení, označovat nebo modifikovat dokumenty. To vše závisí na formátu dokumentů a přístupových právech uživatele. Trezor ovládá a zabezpečuje informace s ohledem na manipulaci, zachovává jednotlivé verze a řídí přístup k datům. Elektronický trezor je vlastně skladiště pro všechny druhy informací o výrobku. Trezor také kontroluje a řídí přístup k datům podle definovaných přístupových práv, s přístupem a ukládáním souborů z jiných počítačových programů. Trezor pracuje se dvěma druhy dat. První jsou data o výrobku, generována v různých aplikacích. Druhá data jsou „meta – data“ obsahující informace o datech určitého výrobku.

Následující obrázek ukazuje souhrnné funkce trezoru a terminologii použitou v systémech PDM.

Meta data ukládají informace o datech výrobku (sledování a revize takových záležitostí jako jsou úpravy, úrovně zahájení, schválení, autorizace a jiné ovládací prvky, informace o projektech, atd..). Meta data také vytvářejí vztah mezi daty o výrobku. Verze a revize jsou ovládány systémem, který automaticky zabezpečuje používání správné verze po celou dobu vývoje výrobku a také dohlíží na to, že pouze jedna osoba pracuje na dokumentu v určitý čas, pro všechny ostatní uživatele je možný přístup k dokumentu pouze v módu „read only“. Tvorba a rozsah atributů popisující daný fyzický soubor záleží na systému správy dat.