Funkce PDM systémů – vyhledávání

Než začneme popisovat další z funkcí systému správy dat, vrátíme se k pojmu Trezor (Vault). Toto slovo má základní význam – bezpečnost obsahu (tedy snad), pokud není ukraden celý trezor. Systémy správy dat musí mít zabezpečenou oblast (trezor) a teprve tam uložena data (fyzické soubory a meta data). K popisu jednotlivých systémů se dostaneme trochu později, budeme srovnávat i jednotlivé systémy. A nyní hurá na atributy a vyhledávání. Technika klasifikace dat a dokumentů musí být snadno a rychle vytvořena a zavedena, protože PDM/EDM systémy pracují s rozsáhlým objemem generovaných dat.

Vyhledávání podle atributů

Když chceme sledovat úspory času, které nám přinese nasazení systému správy dat tak se vždy dostaneme k vyhledávání dat (souborů). I když známe svoji strukturu ukládání na svém PC určitě v případě dokumentu, který jsme nějakou dobu nepoužívali tak nám to třeba 5 min zabere. Když už víc pak i já vážím rozhodnutí … hledat dál nebo vytvořit dokument znovu. A co v případě že milá kolegyňka si odjela na dovolenou a na jejím počítači mám najít určitý dokument. A vůbec je tento dokument ten poslední aktualizovaný nebo ta správná verze je např. uložena ve složce Dokumenty? Vidím jak se usmíváte, nuž dobrá, firemní data máme přece na serveru. Ale máme tam 50 složek a sem tam si nějakou ještě vytvoříme (no přece záloha zálohy) a zase vyhledáváme. Jaké mám možnosti? Pamatuji si název celý nebo část, pamatuji si termín, pamatuji si autora, odhaduji pro možnosti rozšířeného hledání slovo v obsahu dokumentu, odhaduji velikost? A jak, že je to je v případech systémů správy dat? Začnu nejednoznačně. Různě! V případě že jsem se ještě nezmínila tak to napravuji a ještě to budu několikrát opakovat jednotlivé systémy správy dat mají rozdílnou úroveň svého prostředí. Takže atributy ano, vyhledávání ano ale je zde rozdíl v jakém rozsahu tuto funkci nabízejí jednotlivé systémy. Ke každému fyzickému souboru se připojuje tzv. „karta, košilka“. Co to kartou myslím? Karta je tvořena atributy, jež daný dokument charakterizují. Na kartě jsou umístněny atributy, což jsou položky charakterizující daný typ dokumentu. Jsou to například:

Pro výkres – název, popis, číslo výkresu, formát, měřítko, kdo kreslil, kdo schválil, stav dokumentu, revize a další.

Pro součást – název, popis, kusovníkové položky, pozice, materiál, a další

U finančního dokumentu to může dále být např. IČO, DIČ, částka, datum splatnosti apod.

Elektro dokument – název, popis, číslo projektu, číslo výkresu, autor…

Střední a vyšší systémy umožňují neomezený počet atributů na kartě, pro přehlednost je možné vytvářet jednotlivé záložky na této kartě. Díky integracím do CAD systémů a programů MS Office je možné některé atributy, které jsou zadávány již v těchto aplikacích automaticky přebírat do systémů. Výrazně to zjednodušuje práci se systémem a odpadá zbytečná duplicita informací. Obousměrný přenos informací rohové razítko – karta, vlastnosti dokumentu – karta. Některé atributy musí být povinně vyplněny a některé mají automatické zařazení tím se usnadňuje práce a je zajištěn důsledné zařazení do vytvořené DB struktury.

Na základě hodnot atributů a jejich vzájemných kombinacích je možné v systému následně efektivně vyhledávat. Vyhledávání je uskutečněno na principu vyhledávání objektu, nebo na základě vyhledávání podle definovaných atributů, nebo jejich vazeb.Často používaný vyhledávací dotaz je možné uložit. Při tvorbě vyhledávacích dotazů a filtrů můžeme používat tzv. „zástupných znaků“ nebo-li hvězdičkovou či otazníkovou konvenci.