Funkce PDM systémů – životní cyklus dokumentu

K čemu nám vlastně slouží systémy správy dat, když máme firemní data uložena na serveru v jednotlivých složkách? Administrátor definoval přístupová práva podle příručky jakosti (podnik je přece již certifikován systémy ISO) a všechny firemní procesy jsou tak přesně popsány. Je tedy otázka, zda  přece jen může dojít ke ztrátě, přepsání nebo vymazání dat? Ano, může, pojďme tomu tedy ještě více zabránit. Takže co to je životní cyklus dokumentu?

Životní cyklus dokumentu

Správa životního cyklu (ŽC) dokumentůje funkce určitéautomatizace změn stavů dokumentů v průběhu jeho evidence v systému. Proč definovat životní cyklus dokumentu? Práce nad projektem, zakázkou je vždy týmová práce, to tedy znamená, že nad fyzickým souborem může pracovat více oprávněných uživatelů. Příklad ze života. Ze serveru si zkopírujete dokument k sobě na lokální disk a určitou dobu provádíte změny na výkrese, dokumentu, tabulce. Mezitím kolega použije stejný dokument na serveru a také on provádí změny. Jak je zajištěna ochrana dat před přepsáním, vymazáním? Funkce životního cyklu mimo jiné zaručuje, že soubor který je tzv. v práci je pro všechny ostatní oprávněné uživatele v módu „Jen pro čtení“ a také označen grafickým symbolem (Všechny stavy životního cyklu jsou reprezentovány různými ikonami – Obr.1)

Fázeživotního cyklurozdělím na následující fáze:

Vznik a zařazenífyzického dokumentu – dokumenty vzniklé elektronicky, naskenované, přiřazené se oprávněným uživatelem zařadí do úložiště a to buď jednotlivě nebo přes hromadný přenos dokumentů s přiřazením jednotlivých atributů – viz příspěvek ze dne 19/1/2004 – atributy dokumentů. Protože chceme většinou modifikovat dokumenty následuje práce na dokumentem.

Práce nad dokumentem – Změny stavu dokumentu mohou vycházet v různých PDM systémech z různých definic názvů. Životní cyklus dokumentu je kontrolován funkcemi jako jsou Check in (Vložit), Check out (Vyjmout), Under Change (Pod změnou),. Funkce Vyjmout/Vložit z úložištěznamenají změnu stavu dokumentu nejprve tzv. Vyjmutí (chek-out), které vytvoří lokální kopii dokumentu u uživatele na definovaném místě.V této fázi práce s dokumentemje pro všechny ostatní uživatele daný dokument v módu „Jen pro čtení“. Vlastní aktualizace dokumentu je provedena až po zařazení (check-in) dokumentu zpět do centrálního úložiště a vznikem nové verze tohoto dokumentu.

Vlastní sledování historie dokumentu je vedena tzv. verzováním – automatická kontrola verzí dokumentů při jejich editaci. Rozšiřujícímožností sledování průběhu tvorby dokumentu jsou Anotace k dokumentům – poznámky k obsahu dokumentu před jeho schválením bez nutnosti modifikovat daný dokument.

Některé PDM systémy dovoluji srovnávat obrazově vybrané revize dokumentu – viz následující obrázek včetně uložení textového záznamu Report…

Schválení dokumentu – schválení (Release) dokumentu podléhá většinou tzv. schvalovacímu kolečku, kde se k danému souboru vyjadřuje více uživatelů – definice workflow. V případě jednoduchého schválení jednou osobou je dokument označen grafickým symbolem, přiřazen atribut Schválen (Release) a tento dokument je dále firemně postoupen. O workflow zase příště