Funkce PDM systémů – Workflow

S nárůstem rozsahudokumentů, informacíspojených s jednotlivými projekty, zakázkami a vývojemnových výrobků ve firmách se prioritním stávářízení a sledování procesů a toku dokumentů od počáteční fáze vývoje až po řízení výrobních procesů a jejich vzájemnou provázanost. Jedná se o komplexní zlepšení kontroly a sledování ve všechstadiích procesu tvorby nových výrobků.Workflow nabízí manažerům nástroj pro přímé sledování procesů s návazností na patřičné dokumenty přes jednotlivé stupně firemních definovaných procesů a přímé řešení kritických míst, které v daném průběhu firemního procesu (schvalování, připomínkování, změnové řízení…) mohou vznikat.

Workflow

je technologie řízeného toku elektronických dokumentů, která umožňuje firmám vložit tyto dokumenty do koloběhu automatického řízení definovaných procesů, jako jsou zadávání úkolů, schvalování, připomínkování, změnové řízení a další typy. Workflow umožňuje v rámci definovaných procesůzadávat úkoly, vyhledávat, zobrazovat a kontrolovat průběh procesu, kontrolovat činnosti práce a úkoly. Definovat účastníky jednotlivých firemních procesů, definovattok procesu, definovat přístupová práva pro jednotlivé účastníky nebo definovat skupiny.

Jednotlivý proces ( schvalovací, změnový, připomínkovací atd.) je definován prostřednictvím workflow diagramu, který je složen z uzlů a propojení (neboli cest) mezi nimi. U uzlů lze zadat skupiny uživatelů s možnostmi delegování pravomocí, nebo jednoho účastníka procesu, dále se definují úkoly spojené s tímto procesem, časové hledisko pro jejich zahájení a ukončení, tzn. zadat dobu jejich realizace. Při překročení časového limitu může dojít k automatickému pokračování procesu dle předem definovaného diagramu. Při definování procesu administrátor daného procesu Workflow volí uživatele a jejich práva. K procesu lze připojit různé odkazy (např. na dokument, na mail). V rámci průběhu procesu mohou být automaticky odesílány zprávy definovaným příjemcům.

Průběh procesu může být aktuálně měněn (tyto práva má administrátor procesu) dle automatického vyhodnocování informací zadávaných uživateli či v závislosti na průběhu procesu. Workflow musí být lehce upravitelné a pružné na změny definovaných procesů.

Přínosy řešení workflow jsou:

·automatizace toku dokumentů na nejvyšší míru

·zabezpečení vlastníprocedury procesu

·dovoluje uživatelům náhled na jednotlivé uzly procesu ( kdy byla práce této části skončena, kým, jak dlouho se zpracovávala tato část apod.)

·dosažení vysoké produktivity procesů

·zabezpečuje tok informací (včetně požadavků,připomínek) přes všechny potřebné fáze předefinovaného zpracování procesu

·tvorba diagramu umožňujeadministrátorovi velmi lehce definovat grafické znázornění daného procesu ( schvalování, připomínkování, změny…), podle pravidel a rolí daných podnikovými směrnicemi

Na druhou stranu je potřeba říci, že Workflow není efektivní při automatizaci jednoduchých a stálých podnikových procesů.

Workflow dává uživatelům silný nástroj přímé spolupráce pracovníků, informací a aplikacív provázanosti jednotlivých definovaných firemních procesů.